Một căn phòng có hàng trăm... công ty
văn phòng ảo là văn phòng cho thuê 0m² với dịch vụ được cung cấp bao gồm: Địa chỉ để đăng ký kinh doanh và giao dịch ở khu vực trung tâm thành phố; một đường dây điện thoại với hộp thư thoại và một số fax hoạt động 24/24h thuận lợi cho mọi giao dịch. Nhân viên tổng đài sẽ tiếp nhận điện thoại với tên công ty và chuyển tin nhắn đến công ty sau đó, còn khi doanh nghiệp cần gặp gỡ, các đối tác có thể sử dụng phòng họp với trang thiết bị hiện đại và đầy đủ tiện nghi. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể thuê chỗ ngồi tại các đơn vị cho thuê “văn phòng ảo” cùng nhiều tiện ích khác có thể sử dụng bất kỳ lúc nào như: phòng họp, máy photocopy, máy in, Internet...
Mô hình văn phòng ảo
Nghĩa là khi sử dụng “văn phòng ảo”, khách hàng chỉ việc lo những công việc cốt lõi của công ty còn các vấn đề khác như: trang trí, điện, máy tính, nhân viên lễ tân hay thuê xe cộ, tổ chức hội nghị, hội thảo đều được cung cấp. Một căn phòng ở trung tâm thành phố có thể “chứa” được hàng trăm công ty là thế!
Năm nay nền kinh tế gặp nhiều khó khăn nhưng lại là năm thị trường “văn phòng ảo” phát triển tốt nhất từ trước đến nay. Doanh thu của nhiều công ty kinh doanh “văn phòng ảo” tăng gấp 3 lần so với hồi trước khi suy thoái. Ông Huỳnh Quang Việt, Giám đốc Cty IncomNet, đơn vị chuyên kinh doanh “văn phòng ảo” G- Office cho biết: “Từ khi khủng hoảng kinh tế xảy ra, lượng khách đã tăng hơn 100%”. Để thu hút khách hàng, ông Việt cho biết sẵn sàng miễn phí 3 tháng cho tất cả các doanh nghiệp có nhu cầu đặt văn phòng tại TP HCM. Miễn phí thuê văn phòng cho các cơ quan báo chí muốn đặt văn phòng đại diện tại TP HCM.
Tiết kiệm 70% chi phí
Được biết, phần lớn các doanh nghiệp, đơn vị tìm đến “văn phòng ảo” là vì lý do tiết kiệm chi phí. Thực tế, nhiều công ty cung ứng dịch vụ văn phòng ảo chuyên nghiệp chào với mức giá hấp dẫn: 60USD/tháng với gói linh hoạt và 179USD/năm với đầy đủ các trang thiết bị hiện đại sẵn có tại trung tâm thành phố. Trong khi các văn phòng thật thường phải trả từ 20 - 40USD/m², chưa kể các chi phí cho thiết bị, nhân viên, vệ sinh, bảo vệ.
Ông Nguyễn Cường An, Giám đốc một công ty kinh doanh bất động sản tại Hà Nội sử dụng dịch vụ này phân tích: “Văn phòng cho thuê vẫn quá đắt so với thời điểm kinh tế khó khăn. Do đó, chúng tôi quyết định thuê “văn phòng ảo”. Mỗi tháng chỉ mất từ 50- 120 USD là bảng hiệu công ty chúng tôi đã có mặt trên những tòa nhà hiện đại và tiện nghi nhất”. Bà Nguyễn Lan Hương, Phó Giám đốc một công ty lữ hành quốc tế thuê “văn phòng ảo” tại toà nhà 34 Hai Bà Trưng, Hoàn Kiếm (Hà Nội) cho biết: “Công ty chúng tôi ở trong ngõ lại có nhiều khách nước ngoài nên mỗi lần có khách, khâu đón tiếp khá bất tiện vì đường khó tìm. Công việc làm ăn thuận tiện hơn nhiều sau khi chúng tôi sử dụng dịch vụ này”.
Văn phòng ảo được giới doanh nghiệp ưa thích nhờ vào tính năng tiết kiệm chi phí
Nhiều giám đốc doanh nghiệp khác cũng cho rằng, trong thời điểm kinh tế 24h khó khăn hiện nay, việc phải duy trì hoạt động của một văn phòng với chi phí cả trăm triệu đồng/tháng sẽ rất khó khăn. Theo họ, việc sử dụng “văn phòng ảo” như một biện pháp giảm thiểu tốn kém mà vẫn đáp ứng được các tiện ích như một văn phòng thật hiện đang là một xu thế hợp lý.