Theo chủ một doanh nghiệp có trụ sở tại Center Building, văn phòng B chia sẻ: Công ty tốn gần 70 triệu đồng tiền thuê văn phòng mỗi tháng với diện tích hơn 250 m2, có phòng hội thảo, có 4 - 5 phòng làm việc cho quản lý và khoảng 50 chỗ ngồi. Với diện tích này, công ty chưa sử dụng hết, nhưng để ổn định lâu dài, vẫn phải tìm kiếm trụ sở phù hợp với quy mô dự kiến trong tương lai.
Chủ doanh nghiệp thừa nhận, diện tích này khá lãng phí, chẳng hạn như phòng hội thảo, không phải lúc nào cũng sử dụng đến, nhưng cũng không thể không có.
Rất nhiều doanh nghiệp hiện tại đang sử dụng văn phòng một cách lãng phí
Để tiết kiệm chí phí thuê văn phòng, thị trường hiện có một số đơn vị cung cấp các loại hình văn phòng tiết kiệm như văn phòng lưu động, văn phòng tiện ích, văn phòng ảo …Nhìn chung, với các loại hình văn phòng này, doanh nghiệp cắt giảm chi phí đầu tư cố định văn phòng như thiết bị nội thất, máy lạnh, máy in, máy scan, máy photocopy, phone, fax, máy chiếu… và cũng cắt giảm bớt chi phí cho nhân sự thuộc bộ phận hành chính.
Tại TP. HCM, ngoài hình thức cho thuê, đã có chủ đầu tư bán đứt các văn phòng tiện ích nhằm thu hồi vốn nhanh. Bà Vũ Sơn Trà (huyện Nhà Bè, TP. HCM) cho biết, vừa qua, bà tốn khá nhiều thời gian tìm kiếm văn phòng để đặt trụ sở công ty. Mục tiêu là văn phòng chuyên nghiệp, ổn định để hoạt động lâu dài, diện tích vừa phải, đáp ứng 20 chỗ ngồi và một phòng cho sếp, thuận tiện vào trung tâm thành phố và chi phí không quá lớn.
“Đi thuê cũng được nhưng chất lượng dịch vụ không phải lúc nào cũng ưng ý và chi phí không hẳn đã rẻ so với việc mua đứt. Tôi mua 2 lô ở Dự án Galaxy 9 với tổng diện tích gần 60m2, chi phí khoảng 1,6 tỷ đồng. Nhìn chung, với giá thuê khoảng 18 USD/m2/tháng, thì số tiền bỏ ra này tương đương với chi phí thuê văn phòng trong 5 - 6 năm”, bà Trà cho biết.
Hiện bà Trà đã nhận bàn giao văn phòng và đang tiến hành lắp đặt nội thất. Một số doanh nghiệp đã chuyển đến làm việc, nhưng hiện toàn bộ tiện ích chung như lễ tân, phòng họp, máy in, photo…chưa vận hành. Theo bà Trà được biết, trước mắt các dịch vụ tiện ích sẽ do đơn vị chỉ định vận hành, sau khi bàn giao xong, sẽ tiến hành hội nghị của các doanh nghiệp trong tòa nhà tương tự như hội nghị nhà chung cư để thành lập Ban quản trị. Ban quản trị sẽ dựa trên tình hình thực tế để xem xét quyết định tiếp tục sử dụng dịch vụ của đơn vị chỉ định hoặc thuê đơn vị bên ngoài. Như vậy, chất lượng các dịch vụ tiện ích sẽ được bảo đảm và phù hợp với yêu cầu của các doanh nghiệp.
Gặp khó khăn trong vấn đề thuê văn phòng, nhiều doanh nghiệp chọn cách mua đứt luôn tòa nhà để kinh doanh
Nhu cầu văn phòng tăng, các nhà cung cấp sẽ phải tự mình vận động để tạo ra nhiều dịch vụ văn phòng phù hợp cho khách hàng sử dụng. Và dịch vụ văn phòng ảo 24/7 đang là lựa chọn ưu tiên trong số các dịch vụ đó.
Văn phòng ảo vừa giúp khách hàng tiết kiệm chi phí lại giúp bên cung cấp thu hồi vốn nhanh, nhìn chung hai bên cùng có lợi.