Chia sẻ

Doanh nghiệp thuê văn phòng ảo có hợp pháp không?

 Tường Vy  03/11/2017 01:55:06  125 lượt xem

Văn phòng ảo đã xuất hiện và trở nên khá phổ biến trong những năm gần đây. Tuy nhưng do tên gọi "ảo" và tính chất loại hình này vẫn còn khá mới nên hầu hết người dân vẫn chưa thực sự hiểu hết tính chất và tiện ích của loại hình này.

Việc sử dụng các văn phòng ảo không còn mới lạ ở Việt Nam. Loại hình văn phòng này giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí thuê văn phòng, trong khi vẫn có trụ sở nằm ở trung tâm thành phố.

Tuy nhiên, ở góc độ khách hàng, việc này khiến họ lầm tưởng về thực lực doanh nghiệp và dễ dẫn đến cảm giác họ bị “lừa” nếu như xảy ra tranh chấp. Đầu tư Bất động sản có cuộc trao đổi với luật sư Hồ Anh Khoa xung quanh vấn đề này. 

Thưa ông, nếu doanh nghiệp thuê văn phòng ảo chỉ để nhận điện thoại, rồi sau đó hoạt động thực tế ở nơi khác thì có đúng quy định về trụ sở của doanh nghiệp không?

Trước hết, cần xác định rõ về tính chất “ảo” ở đây là như thế nào? Nếu văn phòng đó được doanh nghiệp đăng ký hoạt động hợp pháp thì không thể nói là ảo được. Vì về nguyên tắc, doanh nghiệp không bắt buộc phải tiến hành toàn bộ hoạt động kinh doanh của mình tại duy nhất trụ sở chính. Điều 43 Luật Doanh nghiệp năm 2014 về “Trụ sở chính của doanh nghiệp” đã khẳng định: “Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam…”.

Doanh nghiệp thuê văn phòng ảo có hợp pháp không?

Các văn phòng ảo tuy phổ biến nhưng vẫn còn khiến nhiều người dân chưa hoàn toàn tin tưởng

Thực tế, việc tại trụ sở chính chỉ thực hiện hoạt động tiếp nhận điện thoại khách hàng, sau đó chuyển cho các bộ phận khác ở những địa chỉ khác xử lý nhu cầu cũng vẫn có thể xác định là doanh nghiệp đó vẫn hoạt động tại trụ sở chính như đăng ký.

Trường hợp không có bất kỳ sự hiện diện nào của doanh nghiệp tại địa chỉ như đăng ký, hoặc có hoạt động nhưng không đăng ký thì mới nên bắt đầu xem xét tính chất ảo.

Ở góc độ doanh nghiệp khai thác cho thuê các toà nhà văn phòng, họ có phải đáp ứng điều kiện gì không, thưa ông?

Doanh nghiệp cho thuê văn phòng thuộc ngành nghề kinh doanh bất động sản, phải đáp ứng điều kiện kinh doanh theo quy định của pháp luật về kinh doanh bất động sản. Trường hợp không đáp ứng, tùy từng trường hợp mà hành vi sai phạm bị xử lý theo từng mức độ chế tài.

Có quy định nào hoặc ràng buộc riêng biệt nào đối với doanh nghiệp sử dụng văn phòng ảo chuyên nghiệp không, thưa ông? Nếu muốn đặt trụ sở tại văn phòng ảo này, thủ tục đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp có khác gì?

Như đã nói trên, mặc dù doanh nghiệp không bắt buộc phải tiến hành toàn bộ hoạt động kinh doanh tại trụ sở chính, nhưng tuỳ từng trường hợp, doanh nghiệp có thể thành lập các đơn vị phụ thuộc để thực hiện một, một số chức năng kinh doanh của mình. Chẳng hạn như thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện, hay địa điểm kinh doanh. Trong các trường hợp này, doanh nghiệp đều phải thực hiện thủ tục thành lập, đăng ký, thông báo hoạt động đối với các đơn phụ thuộc theo quy định của pháp luật.

Nhưng khi biết doanh nghiệp đặt trụ sở ở toà nhà hạng sang, nhưng thực chất có khi làm việc tại nhà riêng của ông chủ, khách hàng có thể sẽ cảm thấy dường như họ bị lừa. Ông nghĩ sao về điều này?

Theo tôi, sẽ là phiến diện và thiếu căn cứ nếu đánh giá trường hợp này khách hàng bị lừa. Còn về phía khách hàng, mỗi người sẽ có quan điểm khác nhau, nhưng tâm lý nghi ngờ, gợn gợn thì chắc khó tránh khỏi.

Thực tế, có nhiều doanh nghiệp sử dụng văn phòng (có thể là trụ sở chính) ở những địa điểm trung tâm, tiện lợi cho việc giao dịch. Ở đó, một phần vì chi phí thuê cao, nên doanh nghiệp chỉ duy trì một bộ phận nhân sự nhất định, thường làm công tác bán hàng, còn một số bộ phận hỗ trợ (back) sẽ đặt ở địa điểm khác. Đây là thực tế quản trị doanh nghiệp không hiếm gặp.

Đương nhiên, khách hàng hoàn toàn có thể nghi ngờ về bất kỳ biểu hiện nào của doanh nghiệp. Ở đây, tôi cho rằng, về phía khách hàng, việc nghi ngờ này là cần thiết trước khi đặt bút giao kết giao dịch.

Theo ông, trong những trường hợp này, doanh nghiệp khi sử dụng van phong ao cần chú trọng điều gì để tránh thái độ ngờ vực, thiếu tin tưởng từ khách hàng?

Việc công khai phương thức cung cấp dịch vụ, hàng hóa của doanh nghiệp ngay từ lần đầu tiếp xúc khách hàng là điều hết quan trọng hàng đầu. Doanh nghiệp nên bố trí thực hiện được một, một số công đoạn ngay khi tiếp xúc khách hàng, tránh việc chỉ tiếp nhận nhu cầu rồi chuyển tiếp tới một bộ phận tại địa điểm khác. Như vậy, phần nào có thể hạn chế được sự phản ứng tiêu cực từ khách hàng. Bên cạnh đó, nên giới thiệu rõ về đặc thù, cách thức triển khai cung cấp dịch vụ, hàng hóa của mình.

12 quy tắc ứng xử trong văn phòng ảo nhân viên nào cũng cần phải biết

 Yến Vũ  30/08/2017 11:15:05  1034 lượt xem

Bạn đã gặp rất nhiều rắc rối khi bắt đầu đến làm việc ở một văn phòng mới. Làm sao để tránh được những điều này. Hãy học và ứng dụng 12 quy tắc ứng xử trong văn phòng ảo sau.

Xem chi tiết

5 xu hướng khiến văn phòng ảo lên ngôi

 Yến Vũ  29/08/2017 11:13:33  217 lượt xem

Trong kinh doanh, việc tối ưu hóa hệ thống văn phòng là việc vô cùng quan trọng. Sử dụng văn phòng các công ty không những tối ưu hóa được hệ thống mà còn hướng mình đến còn đường kinh doanh thông minh.

Xem chi tiết

Phân tích mặt tích cực và tiêu cực trong việc sử dụng văn phòng ảo

 Yến Vũ  25/08/2017 02:52:28  1204 lượt xem

Văn phòng ảo tuy có nhiều lợi ích những cũng rất hạn chế. Người dùng cần nắm bắt được hết những điều này để khai thác tối đa lợi ích về mình.

Xem chi tiết


Bạn vui lòng chờ trong giây lát...